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在诚信体系运行中充分运用信息交流与控制技术

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来源:北京食品协会 时间: 2015年12月29日
 


    信息的交流与控制是企业构建食品工业诚信管理体系中的重要程序,对企业的管理及产品质量有重要影响,通过对其原理及产生作用的分析,阐明信息交流与控制程序的意义,从而验证食品企业建立、实施诚信管理体系的必要性及重要性。

北京食品协会与北京二商京华茶业有限公司合作,依据诚信管理体系运行原理,以信息交流与控制为出发点,验证了诚信管理系统对公司日常业务的促进作用。

以下为项目研究成果论文,与大家交流分享。

 

浅谈信息交流与控制对企业管理及产品质量的影响

北京二商京华茶业有限公司  谷艳菲

摘要:信息的交流与控制是企业构建食品工业诚信管理体系中的重要程序,对企业的管理及产品质量有重要影响,通过对其原理及产生作用的分析,阐明信息交流与控制程序的意义,从而验证食品企业建立、实施诚信管理体系的必要性及重要性。

关键词:诚信管理体系;信息交流与控制;企业管理;产品质量

一、引言

诚实守信是市场经济的基础,是完善社会主义市场经济和构建社会主义和谐社会的客观要求。近年来食品安全事故频频发生,暴露出食品企业的主体责任薄弱,诚信缺失问题日益严重。企业一旦出现食品安全事故,其发展乃至生存都将遇到严重阻碍。企业谋求生存与经济发展,须以信用为引擎。信用经济衍生诚信机制,建立食品工业企业诚信管理体系,是保障食品质量安全、促进行业健康发展的治本之策,是企业发展的内在驱动力。

从声音到语言,从符号到文字,纵观人类发展史,信息的交流是人类社会一切存在和进步的基础。在企业中,信息的交流包括对内传达工作信息、交换工作意见;对外包括对公众的宣传、与相关方工作联络,与职能部门的沟通等。信息的交流是企业获得一切资源的前提,是计划和决策的基础,是组织和控制的依据,是管理系统各层次相互沟通、形成网络的纽带。信息的交流与企业的发展息息相关,不仅关系着企业的管理效率,经济效益,更影响企业产品质量。有效控制信息的交流,提高信息的传递速度和质量,在加速资源流动的过程中降低成本,为企业发展注入强劲动力。

食品工业企业诚信管理体系(CMS)建立及实施通用要求(QB/T 4111-2010)中规定——

食品工业企业应建立、实施并保持诚信信息交流与控制程序,规定内部、外部信息交流与形式。实施与诚信因素和诚信管理有关的信息交流时,应满足:

a)食品工业企业内部各层次和职能部门间的诚信信息交流;

b)与外部相关方的诚信信息交流,包括诚信风险信息收集等;

c)诚信信息的及时性、真实性和可追溯性。

食品工业企业应保持相关的记录。

北京二商京华茶业有限公司于20148月建立诚信管理体系并运行实施,传统宣传与现代网络技术相结合,采用多种信息交流方式,有效控制信息交流。本文将通过本公司在运行诚信体系中的实际情况,分析信息交流与控制对企业管理及产品质量的影响,并提出几点理论建议,阐明信息交流与控制的意义,从而验证食品企业建立、实施诚信管理体系的必要性及重要性。

二、信息交流的原理

信息交流是一种传递行为,是在使用谈话、姿势或书写方式时所进行的信息、符号或音讯的给予或交换。根据信息的传递流向,可以分为单向传递、双向传递及多向传递。

在企业管理中,信息单向传递多用于资讯的传播,如通过政府职能部门网站查看公告等渠道,接收外部信息;通过宣传栏、内部通讯等渠道,传达公司方针政策、规章制度、通知公告。资讯传播模型如下图:

传递者对信息、符号或音讯加以编码,即通过恰当的表述,使之形成有意义的信息,通过一定渠道,将信息传递给接收者;接受者通过解码,即对信息加以理解,获取资讯。在此过程中,传递者对信息的表述、接受者对信息的理解都可能产生偏差,影响资讯的传递效果。

与信息的单向传递相比,双向传递由于加入了接受者对信息的反馈过程,有助于纠正偏差,确保信息交流效果。交流模型如下图:

在双向信息交流中,两个(或多个沟通者)在给定境况中运用他们的动机、知识和技巧,产生清晰、恰当、有效的交流。在企业日常经营活动中,通过内、外部对信息多次传递、反馈,不断表述、理解,减少传递过程中的偏差,达成信息准确、有效共享。

多向信息交流在工作中主要体现为团队合作,团队信息交流效果影响团队凝聚力,决定团队能否实现整体目标。

在团队信息交流模型中,团队信息的传递不应是直线的,而应建立一个平等、立体、高效的信息交流网络。一旦信息传递渠道受限,导致信息不对称,将损害团队的和谐,影响工作效率。

通过以上三种信息交流模型,可以看出信息交流是一个具有传递功能的过程。传递的渠道既有限制,同时也是开放的,传递中应注重协调、适应性,强调整体观念。只有通过清晰、恰当的表述,并加强反馈,消除偏差,才能实现信息的有效交流。

三、信息交流与控制对企业管理的影响

1. 提高企业管理效率

企业在生产经营活动中,通过内、外部信息的收集、储存、传递,并将获取的信息碎片进行分析、筛选、转换,可运用于企业的战略决策、生产经营、运营管理中。同时,随着技术发展,信息的交流早已不受时间、空间的限制,信息资源进一步开发和共享,企业与外部环境之间,企业各部门之间,信息的交流更加广泛和快捷,利于企业获取更加全面、可靠的信息,更好的整合人、财、物等内部资源,做出更加及时、有效的决策,提高企业的管理效率。

在企业管理中,大到公司决策形成,小到值班员工交接班记录,都离不开信息的交流。选择适当的信息交流方式,可以支撑其在企业管理中发挥更大的作用。京华茶业公司依据信息交流与控制程序要求,针对不同类型信息,采用多种方式进行传递交流。对于需要广泛传播,且内容简单、形式单一的信息,如公司的方针政策、规章制度、通知公告等,通过设立“公告栏”、悬挂标牌标语、下发文件、会议等,以传统方式实现信息的对内传达、对外宣传。对于日常工作中需要短时快速传播的信息,利用互联网,实现信息共享,拓宽信息交流途径,加快信息获取、传递速度。以各类即时通讯软件为平台,公司员工可以随时随地参与公司对外沟通、对内决策。随着云计算、大数据等技术快速发展,公司充分借助信息化,建立办公系统、法务系统、财务系统、产品进销存系统等多种管理信息系统。信息化系统将曾经手续繁多、进度缓慢的工作流程简化得灵活、畅通,提高了工作效率。同时,数据化的信息集中程度高,更加公开、透明,便于工作多维度、精细化管理。

以法务系统为例,实现了公司各部门合同从申请到审批,再到履行,全部流程网络在线完成,不仅实现了无纸化办公,并且所有合同在系统中都可查询,合同条款、实时状态一目了然,法务管理人员可以随时随地的检查公司合同,便于及时发现漏洞,减少合同纠纷,避免公司损失。

2. 推动企业管理创新

随着信息技术快速发展,企业所处的经营环境发生了深刻变化,信息交流在企业生产经营活动中各方面的渗透,为企业管理变革提供了难得的发展机遇。现代信息技术具有跨地域特点,能进行跨地域信息交换,帮助企业快速、便捷的获取外界信息,学习先进管理理念。同时,信息技术不断更新,企业为了获得更高的管理效率,引进新的技术手段,例如建立信息管理系统,有利于监控企业内部运行,对内部资源进行有效整合利用。企业在引入新技术时,等同于引进了一种全新理念,往往需要调整公司组织结构、管理制度,使公司内部环境与新的信息技术更好融合,发挥其更大作用,这也推动了企业在管理方式上不断创新。

四、信息交流与控制对企业产品质量的影响

1. 环节紧密对接,实现可追溯,确保产品质量

产品质量是企业的生命线,对于食品企业,更是食品安全大于天,关系到企业的生存与发展。虽然企业针对食品安全制定了相关标准、制度,但在实际操作过程中,产品从原料采购到最终销售,中间环节众多,相互联系,共同作用,仍然存在诸多不可控因素。各部门负责不同过程,信息逐级传递,一旦某个环节信息传递滞后,交流不畅,就可能影响生产效率。如果信息传递出现错误或不对应,甚至造成食品安全隐患。

京华茶业公司结合自身产品特点,依据诚信体系信息交流与控制程序要求, 建立一系列措施,确保茶叶质量安全。首先,通过组织员工参加内、外部食品安全培训,强化管理人员、生产人员的法律意识和专业意识,操作技能和职业道德素质,在生产经营中自觉执行各项食品安全标准和规范。同时,加强与外部相关方信息交流,采购人员建立供应商评价机制,从源头控制茶叶质量安全;销售人员加强顾客回访,收集消费者对产品的意见要求,并及时反馈给公司相关人员;质检人员加强与政府部门、行业机构的信息交流,收集、传递相关法律法规与标准,对茶叶抽检结果及时通报并处理。

公司还建立了连锁销售业务系统,茶叶从入库到出库,从原料采购到生产加工,再到形成产品最终销售,以及全过程质量管理,各环节实现紧密结合,在线控制。采购人员实时监控库存状态,根据需求采购原料,在线通知库房管理人员预收原料;原料经质检人员质检判定后才可以正式入库;生产人员对原料进一步加工,并经过质检人员出厂检验判定后,销售人员才能在系统中看到最终的产品信息,进入销售环节。

以信息化系统辅助管理产品质量,茶叶从采购入库就在系统中形成了带供应商信息的唯一编码,茶叶质检抽样检测、车间生产加工、库房储存、门店销售过程中,始终带着编码,并且与系统保持一致,避免了茶叶在各环节逐级传递过程中信息错误或丢失,造成安全隐患。同时,由于编码唯一性,信息可追溯,实现了产品可追溯,进一步为茶叶质量安全提供了保障。

2. 增强企业的市场洞察力,提高产品竞争力

面对快速变化的市场需求,日益严峻的销售形势,要求企业要加速认识、适应市场新常态,在借助现有顾客基础,保证已有产品销售增长的同时,不断改进产品或推出新品,提高产品竞争力,扩大市场占有率。

提高产品竞争力的根本就是提高产品符合市场需求的程度。准确把握市场需求,需要依托充分的市场调查。在当前大数据、信息化时代背景下,市场调查可以通过与网络电商信息交换获得。通过搜索网络热销同类产品,记录其信息,分析其产品特性、销售特点,如果能从中发现规律,就能找到市场方向。通过进一步决策,确定产品改进方案或研发新产品。产品进入市场后,更要及时跟踪其市场反馈,从而持续改进调整或扩大生产。企业重视市场信息,根据市场变化迅速制定出相应策略,通过外部信息收集及内部信息交流,提高产品竞争力。

五、以信息化为支撑,推动企业诚信管理

信息化在企业升级,创新建设,提高竞争力方面均具有关键作用。“十三五”规划以来,信息化建设又提升到了一个新的高度,更加具有紧迫性。与传统信息交流方式相比,信息化利用网络技术,以计算机为平台,信息数据化,进一步提高了信息的真实性,且数据易保存、查询,实现了信息的可追溯,推动企业诚信管理。

1.依据企业实际需要,建立完善企业信息化

企业在建立信息系统时应重在适合实际需要,以免造成信息系统与实际业务相脱节的现象。要在企业长期发展战略的指导下,在理解战略目标与规划的基础上,分析、评估信息化工作现状,优化业务流程,结合先进信息化实践经验和技术发展趋势,提出信息化建设的目标、所需功能等具体需求,系统指导企业信息系统建设工作。

2.信息系统整合,实现资源共享

目前,多数信息系统仍处于单独信息化阶段,信息平台之间彼此孤立,未得到有效整合,形成了“信息孤岛”。同样的信息在不同平台之间,功能上不关联互通,在信息上不共享互换,信息与实际工作相互脱节,导致企业无法及时获得和整合相关信息,决策支持功能难以得到有效发挥。

随着信息技术的应用,信息化已不再单纯是企业管理的工具,它与企业的组织架构、内部文化、生产经营领域等因素相互作用,共同推进企业管理模式发展变化。通过系统整合,构建统一的数据平台,形成通用信息系统,才能最大程度发挥信息化功能。

3.充分利用计算机技术,以信息化带动工业化

在生产中,企业应采用计算机中控的自动化控制设备,并与信息系统互联互通,数据自动上传,实现生产过程自动化、信息化。同时过程管理精细化,不同生产工艺设计为不同模块。通过建立智能云计算,分析、统计生产数据。将管理化信息系统与自动化控制系统集成、融为一体,以信息化带动工业化,帮助企业改进生产工艺,推动技术创新,提高生产效益。

4.信息化建设中的信息控制

信息传递是否及时、流畅,信息接收者是否对信息正确理解,影响信息交流的效果。信息化系统应设置提醒功能,并建立信息反馈机制。信息由发送者传出后,接受者应能立即收到提醒,及时处理,并按照系统要求做出反馈,提示发送者信息传递成功,确保信息传递有效。

信息安全是信息系统建设中不容忽视的重要因素,若不加以控制,可能会产生失信问题,或给企业造成经济损失。要确保信息安全,首先信息系统应建立授权功能,授权者可以根据需要,及时获得所需的信息;同时严密控制可能泄密的环节,使信息在产生、传输、处理和存储的各个环节中不泄露给非授权者。其次,信息在存储和传输过程中,要确保其真实性,不被非法修改和破坏,对信息的任何操作都保存记录,完善日志管理,以便随时查阅。同时,在系统硬件设备建设上,应确保其具有兼容性且易维护,加装防火墙软件等安全防护措施。

5.加强人才培养

企业在建立信息化系统的同时,还应注重企业信息化队伍的建设。培养能熟练操作和具有系统维护知识的技术力量,通过内外部培训,强化员工信息化意识和诚信操作意识,确保员工快速融入企业信息化。

六、总结

企业依据诚信管理体系要求运行信息交流与控制程序,无论利用传统方式进行信息沟通,还是借助信息化的企业管理,信息交流在提高企业管理效率和确保产品质量方面起到了重要作用,为企业的发展提供了有效支撑,进一步验证了食品企业建立、实施诚信管理体系的必要性。

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